Biuro rachunkowe TAX-LEX sp. z o.o. sp. k. | ul. Podstarościch 6, 01-573 Warszawa | tel.: +48 608 123 354 | kancelaria@tax-lex.eu | Zapraszamy

Jak dobrze, czyli mądrze, wybrać biuro rachunkowe

Stoisz przed koniecznością wyboru biura rachunkowego i nie wiesz od czego zacząć? Twoja współpraca z biurem rachunkowym nie układa się tak jakbyś sobie życzył i chciałbyś dokonać zmiany, ale masz obawy… Postaram się krótko wyjaśnić na co i dlaczego warto zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego.

Najczęściej poszukiwania rozpoczynają się w Internecie. Przedsiębiorca wybiera klika biur, rozsyła mailem zapytania ofertowe i oczekuje odpowiedzi zawierającej kwotę wynagrodzenia biura rachunkowego. Z otrzymanych ofert wybiera tę najlepszą, czyli… najtańszą. Często decyduje „w ciemno” wyłącznie na podstawie kryterium ceny i… wpada w pułapkę. Dlaczego? Bo ceny usług zwykle odpowiadają kompetencjom kadry i warunkom współpracy. Czasem klient trwa w relacji z biurem przez całe lata chociaż wcale nie jest zadowolony ani z jakości usług ani z poziomu obsługi. Ostatnio, od nowego klienta, podczas spotkania dotyczącego zamknięcia miesiąca przy omawianiu brakach w dokumentacji usłyszałam zdanie, które zapadło mi w pamięć: „Jak Pani mi to tłumaczy, to ja wszystko rozumiem. Moja poprzednia księgowa nie odpowiadała na żadne pytania i traktowała mnie jak idiotę”. Stwierdzenie wprawiło mnie w osłupienie bo staram się budować relacje z klientami oparte na szacunku i zrozumieniu. Zdarza się, że rezygnuję z zawarcia umowy gdy pierwsze spotkania nie wróżą dobrej współpracy. O swoich Klientach wiem dużo bo chcę im służyć wiedzą i doświadczeniem. Jestem księgową, prawnikiem, doradcą… I nie uważam, że ktoś gwarantując taki poziom usług zdecydowałby pracować za wynagrodzenie wynoszące 300 zł miesięcznie. Dlatego przedstawię teraz wielką trójkę. Zasady, którymi warto się kierować, aby wybrać dobrze, mądrze i nie żałować.

Zasada nr 1

Tanio nie znaczy dobrze. Możesz być w zasadzie pewny, że jeśli jest tanio czekają na Ciebie kłopoty. Stawka powinna być rynkowa. Oczywiście, że nie ma sztywnych cenników i stawek, ale wszystko w granicach rozsądku. Jeśli dostałeś oferty z np. z pięciu biur a zaproponowane stawki wynoszą odpowiednio: 2.000 zł, 2.200 zł, 500 zł, 2.500 zł, 3.000 zł, najniższa oferta powinna wzbudzić Twoją czujność. Zwróć uwagę czego dotyczy oferta i poproś o cennik usług dodatkowych. Może się bowiem okazać, że wyjątkowo korzystny cenowo ryczałt swym zakresem nie obejmuje wszystkich potrzebnych Ci usług, a kwota ryczałtu przedstawionego w ofercie znacząco odbiega od tej, którą będziesz musiał zapłacić. Pamiętaj, że wynagrodzenie biura księgowego to w ogromniej części koszt wynagrodzenia jego pracowników. Jeżeli więc decydujesz, że chcesz płacić jak najmniej, musisz liczyć się z tym, że Twoimi dokumentami i rozliczeniami nie będą zajmować się doświadczeni i wykwalifikowani pracownicy, ale stażyści, kadra pomocnicza lub bezustannie zmieniający się księgowi. Obowiązują zasady jak w każdej innej branży - ekspert, specjalista nie pracuje za najniższą możliwą stawkę.

Zasada nr 2

Sprawdź biuro, umów się na spotkanie. Nie wybieraj, jeśli nie sprawdziłeś. Przed wizytą zweryfikuj informacje i opinie zawarte w Internecie. Odwiedź stronę internetową biura, może informacje tam zawarte sprawią, że będziesz chciał uzyskać szczegółowe dane na temat samego biura, osoby nim zarządzającej albo kadry. Zwróć uwagę gdzie mieści się biuro, jakie panują w nim warunki i jaka jest atmosfera. Może trafisz do dużego biura rachunkowego obsługującego setki podmiotów a może do kameralnego biura. To też jest ważna informacja dla Ciebie jako przyszłego klienta. Biura obsługujące wiele podmiotów nie utrzymują z klientami bliskich relacji, zwykle ograniczają się do zaksięgowania otrzymanych dokumentów i dokonania niezbędnych rozliczeń. Jeśli zależy Ci na indywidualnym podejściu, wsparciu, bieżącym doradztwie, powinieneś wybrać mniejsze biuro. Zastanów się na jakiej formie współpracy Ci zależy i jakie są Twoje oczekiwania.

W ramach weryfikacji biura sprawdź, czy posiada ono certyfikat, czy należy do jakichś stowarzyszeń lub klubów branżowych. Certyfikację biura sprawdzisz tu: cik.org.pl. Na spotkaniu spytaj czy biuro posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności. Pomimo, że to warunek ustawowy, nie każde biuro może się wylegitymować polisą.

Zasada nr 3

Spytaj znajomych lub partnerów biznesowych z jakiego biura rachunkowego korzystają i czy są zadowoleni z poziomu świadczonych usług. Polecony klient to najlepszy klient a polecone biuro okazuje się bardzo często tym, czego szukałeś. Nawet jeśli usługi konkretnego biura polecił Ci znajomy, nie zapominaj o Zasadzie nr 1 i 2. Kontrola najwyższą formą zaufania.

Dlaczego tak ważny jest Twój wybór? Bo to Twoja odpowiedzialność jako kierownika jednostki za rzetelne i prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale także całkowita odpowiedzialność jednostki jako podatnika i płatnika za zobowiązania podatkowe. Z mojego doświadczenia wynika, że powszechny jest brak wiedzy na ten temat wśród przedsiębiorców. Za to powszechne jest przekonanie, że zawarcie umowy z biurem rachunkowym zwalnia podmiot od odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe i że z chwilą zawarcia umowy na świadczenie usług księgowych za zobowiązania podatkowe odpowiada biuro rachunkowe. Nic bardziej mylnego. Za zobowiązania podatkowe odpowiada zawsze podatnik. Jeżeli w toku kontroli prowadzonej przez organy podatkowe okaże się, że występują nieprawidłowości skutkujące powstaniem zobowiązania podatkowego, do jego zapłaty zobowiązana będzie jednostka jako podatnik, nie biuro rachunkowe. Jeśli podatnik uzna, że nieprawidłowości wynikają z błędów biura rachunkowego, może on dochodzić swoich roszczeń na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o odpowiedzialności kontraktowej, ale tylko i wyłącznie w ramach postępowania cywilnego.

Sylwia Pinkiewicz